E-Akte

Digitale Aktenverwaltung – sicher, transparent, effizient

Mit der KAN-ONE Mitarbeiter-E-Akte wird HR-Dokumentenmanagement digital, sicher und effizient.

Von der Template-Erstellung über automatisierte Ablage bis hin zu individuellen Berechtigungen – KAN-ONE bietet eine Enterprise-Lösung, die sich nahtlos in Ihre HR-Prozesse integriert.

Mit der KAN-ONE Mitarbeiter-E-Akte erhalten Unternehmen eine zentrale, sichere und intelligente Plattform für alle HR-Dokumente. Sie vereint Struktur, Automatisierung und Compliance – und macht HR-Prozesse effizienter, transparenter und revisionssicher.

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Übersicht der digitalen KAN-ONE Mitarbeiter-E-Akte, zeigt eine Mitarbeiterliste und die Ordnerstruktur der HR-Dokumente.

Screenshot der Ordnerübersicht im 'E-File' Modul von KAN-ONE, das verschiedene Aktenordner mit aktivem Status für die zentrale Verwaltung zeigt.

Zentrale & strukturierte Verwaltung

Alle Mitarbeiterakten werden in KAN-ONE zentral verwaltet.
Flexible Ordnerstrukturen: als Shared-Ordner für Teams oder Abteilungen sowie als individuelle Ordner für jeden Mitarbeiter.
Einheitliche Templates sorgen für eine konsistente und klare Ablage.

Template-Management & Rollout

HR-Administratoren können Vorlagen (Templates) für E-Akten definieren.
Diese lassen sich gezielt an bestimmte Mitarbeitergruppen, Abteilungen oder Organisationseinheiten ausrollen.
Neue Akten werden so automatisiert nach Standardvorlagen erstellt – schnell, fehlerfrei und einheitlich.

Individuelle Berechtigungen & Sicherheit

Mit KAN-ONE lassen sich Berechtigungen granular einstellen – bis auf Ordner- oder Dokumentenebene.
So ist sichergestellt, dass sensible Dokumente immer nur von den richtigen Personen eingesehen werden.

Screenshot der digitalen Mitarbeiter-E-Akte für Susanne Schwarz, zeigt eine detaillierte Ordnerstruktur der HR-Dokumente, was das Template-Management und die individuellen Berechtigungen illustriert.

Digitale Archiv- und Datensicherheit symbolisiert durch einen gesicherten digitalen Tresor mit Schild-Icon, das DSGVO-konforme Speicherung, automatisierte Aufbewahrungsfristen und lückenlose Audit-Trails für HR-Dokumente darstellt.

Rechtskonformität & Datenschutz

Alle Daten werden in KAN-ONE DSGVO-konform archiviert.
Definierte Aufbewahrungs- und Löschfristen sorgen für rechtssichere Prozesse.
Ein Audit-Trail dokumentiert jede Änderung und jeden Zugriff vollständig.

Automatisierung & Effizienz

KAN-ONE archiviert Dokumente prozessgesteuert und automatisiert – z. B. genehmigte Stundenzettel (Timesheets), Abwesenheitsanträge, Abmahnungen oder Kündigungen.

Die Dokumente werden automatisch den richtigen Mitarbeiterakten und Ordnern zugeordnet.

Erinnerungen an wichtige Fristen (z. B. Probezeit-Ende, Vertragsverlängerung) entlasten HR zusätzlich.

Integration & Skalierbarkeit

KAN-ONE integriert sich nahtlos in bestehende HR- und ERP-Systeme wie SAP, Workday oder SuccessFactors.

Über offene API-Schnittstellen lassen sich weitere Systeme flexibel anbinden.

Die Lösung ist international skalierbar und damit auch für große Unternehmensstrukturen geeignet.

Mitarbeiter-Self-Service

Mitarbeiter können über das Self-Service-Portal ihre eigenen Dokumente einsehen – etwa Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder Zertifikate.

Das steigert Transparenz und reduziert den Verwaltungsaufwand in HR.

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E-Akte

Mit der KAN-ONE Mitarbeiter-E-Akte wird HR-Dokumentenmanagement digital, sicher und effizient.
Von der Template-Erstellung über automatisierte Ablage bis hin zu individuellen Berechtigungen – KAN-ONE bietet eine Enterprise-Lösung, die sich nahtlos in Ihre HR-Prozesse integriert.

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Screenshot eines "E-File" Systems mit vier aktiven Ordnern (z.B. "Employee Data", "Projekt V - Dokumentation")

Zentrale und strukturierte Verwaltung

Alle Mitarbeiterakten werden in KAN-ONE zentral verwaltet.
Flexible Ordnerstrukturen: als Shared-Ordner für Teams oder Abteilungen sowie als individuelle Ordner für jeden Mitarbeiter.
Einheitliche Templates sorgen für eine konsistente und klare Ablage.

Template-Management und Freigabe

HR-Administratoren können Vorlagen (Templates) für E-Akten definieren.
Diese lassen sich gezielt an bestimmte Mitarbeitergruppen, Abteilungen oder Organisationseinheiten freigeben.
Neue Akten werden so automatisiert nach Standardvorlagen erstellt, ganz schnell, fehlerfrei und einheitlich.

Individuelle Berechtigungen und Sicherheit

Mit KAN-ONE lassen sich Berechtigungen granular einstellen – bis auf Ordner- oder Dokumentenebene.
So ist sichergestellt, dass sensible Dokumente immer nur von den richtigen Personen eingesehen werden.

Füllfederhalter auf Dokument. Text: KAN-ONE gewährleistet DSGVO-konformen Datenschutz durch Archivierung, Löschfristen und Audit-Trail.

Rechtskonformität und Datenschutz

Alle Daten werden in KAN-ONE DSGVO-konform archiviert.
Definierte Aufbewarhungs- und Löschfristen sorgen für rechtssichere Prozesse.
Ein Audit-Trail dokumentiert jede Änderung und jeden Zugriff vollständig.

Integration und Skalierbarkeit

KAN-ONE integriert sich nahtlos in bestehende HR- und ERP-Systeme wie SAP, Workday oder SuccessFactors.
Über offene API-Schnittstellen lassen sich weitere Systeme flexibel anbinden.
Die Lösung ist international skalierbar und damit auch für große Unternehmens-strukturen geeignet.

Automatisierung und Produktivität

KAN-ONE archiviert Dokumente prozessgesteuert und automatisiert – z. B. genehmigte Stundenzettel (Timesheets), Abwesenheits-anträge, Abmahnungen oder Kündigungen.
Die Dokumente werden automatisch den richtigen Mitarbeiter-akten und Ordnern zugeordnet.
Erinnerungen an wichtige Fristen (z. B. Probezeit-Ende, Vertrags-verlängerung) entlasten HR zusätzlich.

Mitarbeiter Self-Service

Mitarbeiter können über das Self-Service-Portal ihre eigenen Dokumente einsehen – etwa Arbeits-verträge, Gehalts-abrechnungen oder Zertifikate.
Dies steigert Transparenz und reduziert den Verwaltungsaufwand in HR.

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