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Die Mitarbeiter-E-Akte in KAN-ONE

Mit der KAN-ONE Mitarbeiter-E-Akte wird HR-Dokumentenmanagement digital, sicher und effizient.
Von der Template-Erstellung über automatisierte Ablage bis hin zu individuellen Berechtigungen – KAN-ONE bietet eine Enterprise-Lösung, die sich nahtlos in Ihre HR-Prozesse integriert.
Mit der KAN-ONE Mitarbeiter-E-Akte erhalten Unternehmen eine zentrale, sichere und intelligente Plattform für alle HR-Dokumente. Sie vereint Struktur, Automatisierung und Compliance – und macht HR-Prozesse effizienter, transparenter und revisionssicher.

Zentrale & strukturierte Verwaltung

  • Alle Mitarbeiterakten werden in KAN-ONE zentral verwaltet.
  • Flexible Ordnerstrukturen: als Shared-Ordner für Teams oder Abteilungen sowie als individuelle Ordner für jeden Mitarbeiter.
  • Einheitliche Templates sorgen für eine konsistente und klare Ablage.

Template-Management & Freigabe

  • HR-Administratoren können Vorlagen (Templates) für E-Akten definieren.
  • Diese lassen sich gezielt an bestimmte Mitarbeitergruppen, Abteilungen oder Organisationseinheiten freigeben.
  • Neue Akten werden so automatisiert nach Standardvorlagen erstellt, ganz schnell, fehlerfrei und einheitlich.

Individuelle Berechtigungen & Sicherheit

  • Mit KAN-ONE lassen sich Berechtigungen granular einstellen – bis auf Ordner- oder Dokumentenebene.
  • So ist sichergestellt, dass sensible Dokumente immer nur von den richtigen Personen eingesehen werden.

Rechtskonformität & Datenschutz

  • Alle Daten werden in KAN-ONE DSGVO-konform archiviert.
  • Definierte Aufbewarhungs- und Löschfristen sorgen für rechtssichere Prozesse.
  • Ein Audit-Trail dokumentiert jede Änderung und jeden Zugriff vollständig.

Automatisierung & Produktivität

  • KAN-ONE archiviert Dokumente prozessgesteuert und automatisiert – z. B. genehmigte Stundenzettel (Timesheets), Abwesenheits-anträge, Abmahnungen oder Kündigungen.
  • Die Dokumente werden automatisch den richtigen Mitarbeiter-akten und Ordnern zugeordnet.
  • Erinnerungen an wichtige Fristen (z. B. Probezeit-Ende, Vertrags-verlängerung) entlasten HR zusätzlich.

Integration & Skalierbarkeit

  • KAN-ONE integriert sich nahtlos in bestehende HR- und ERP-Systeme wie SAP, Workday oder SuccessFactors.
  • Über offene API-Schnittstellen lassen sich weitere Systeme flexibel anbinden.
  • Die Lösung ist international skalierbar und damit auch für große Unternehmens-strukturen geeignet.

Mitarbeiter-Self-Service

  • Mitarbeiter können über das Self-Service-Portal ihre eigenen Dokumente einsehen – etwa Arbeits-verträge, Gehalts-abrechnungen oder Zertifikate.
  • Dies steigert Transparenz und reduziert den Verwaltungsaufwand in HR.
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